Analyse du système d’information du Centre Olame
Chapitre 2 : Analyse de l’existant et modélisation du système d’information
Introduction
L’information pouvant se définir comme l’émission ou la réception de signaux dont le but est de déclencher le processus alimentant l’échange, base naturelle et indispensable de l’animation de l’organisation [10], un système d’information (SI) est l’ensemble de ressources humaines, techniques et financières qui fournissent, utilisent, traitent et distribuent l’information de l’organisation [18].
Il est la passerelle obligatoire de toutes les informations de l’entreprise [10].
Le Centre Olame renfermant un système d’information, l’objectif de ce chapitre est d’analyser et de critiquer ledit système d’information, notamment son système d’information pour la gestion locative, mais aussi de partir de la solution proposée pour mettre en place les matériaux sur lesquels reposera l’applicatif futur, et ce dans le respect des règles de gestion de l’organisation.
Analyse critique de l’existant et proposition de solutions
Par existant, on comprend l’état fonctionnel actuel du système d’information sous étude, c’est-à- dire les principaux acteurs impliqués, les principaux documents manipulés ainsi que les moyens utilisés pour le traitement de l’information [18].
L’étude de l’existant s’attache donc à mettre en évidence les ressources humaines, matérielles, logicielles, les activités principales, les informations associées ainsi que les dysfonctionnements majeurs du système d’information actuel afin de proposer quelques pistes de solutions pour remédier aux griefs y portés [18].
Analyse de l’existant
Les locaux mis à la disposition des filles étudiantes par le Centre Olame sont des lieux d’accueil, d’éducation, d’échange et de vie où chacune des filles doit apprendre à devenir responsable.
La procédure de location au Centre Olame se fait en quatre phases, à savoir la phase précontrat, la phase de la conclusion du contrat, la phase de paiement de loyer et la phase de fin de contrat.
Dans la phase précontrat, la jeune fille souhaitant loger au Centre Olame présente à la direction une lettre d’autorisation signée par son responsable. La direction soumet en suite cette lettre au gestionnaire de location. A cette phase, deux cas sont possibles. Soit la demande n’est pas acceptée (parce qu’il n’y a pas de local disponible ou parce que la jeune fille n’est pas revêtue de qualité d’étudiante) ; dans ce cas le contrat n’est pas conclu.
Soit la demande est acceptée (c’est- à-dire que le local est disponible) ; alors il y a conclusion du contrat de location.
A la conclusion du contrat, le gestionnaire enregistre manuellement et sur support papier, d’une part, les données concernant la nouvelle locataire (son nom complet, les noms de ses parents et/ou de son tuteur, son numéro de téléphone ainsi que son adresse de provenance) et d’autre part, les détails du contrat (numéro du contrat, durée du contrat, date de location, la chambre concernée, l’année concernée ainsi que le loyer total à payer).
