Dans le cadre d’une politique qualité d’entreprise, quelle place pour la politique d’archivage ?

Le logiciel de gestion d’archives : fonctionnalités et produits

7 Le logiciel de gestion d’archives

Enfin, parmi les solutions préconisées, la plus puissante semble être l’utilisation d’un logiciel de gestion d’archives. Elle est adaptée à un troisième niveau de besoins, permettant des actions plus complexes.

Plusieurs sociétés de conseils en ingénierie documentaire ont réalisé des études comparatives des différentes offres disponibles sur le marché.

On peut citer par exemple celle du Bureau Van Dijck, Progiciels de gestion intégrée d’archives : étude multiclients (2003) 8, FERCHAUD, celle de la Serda, Archivage électronique et records management : le marché et les besoins (2008) 14, SERDA, ainsi qu’un panorama des logiciels de gestion d’archives, proposé par les Archives de France18.

7.1 Les principales fonctionnalités

Les logiciels de gestion d’archives proposent tous une offre similaire de fonctionnalités de base, complétées par des aptitudes plus spécifiques.

Peu de logiciels sont exclusivement dédiées aux entreprises ; la majorité d’entre eux s’adresse à la fois aux entreprises et aux administrations. Ils ont été conçus pour respecter les standards du records management (gestion du cycle de vie), et les normes d’archivistique (ISAR, ISAD-G, EAD).

Les fonctions de base proposées permettent d’effectuer les phases essentielles de l’archivage : récolement, classement, consultation et destruction.

Sur cette base, viennent se greffer des fonctions complémentaires, comme la génération automatique d’un bordereau de versement, le

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Le système d’archivage électronique et l’externalisation de l’archivage

Quatrième partie : Les solutions envisagées

5 Externaliser l’archivage

Dans cette partie, on envisage une solution correspondant à un premier niveau de besoins, nécessitant une faible implication de l’entreprise.

Cette technique d’archivage, en raison du mode « à distance », s’applique en priorité aux documents dont l’utilité n’est plus directe pour la gestion des affaires et dont la consultation est peu fréquente.

Cela convient particulièrement aux archives à valeur probante, susceptibles d’être demandées en cas de contentieux. L’archivage à distance peut être soit entièrement externalisé, soit seulement partiellement.

Dans le premier cas, l’entreprise confie la gestion complète de ses archives à un tiers archiveur.

Selon la SERDA, «le tiers archiveur peut se définir comme une entité chargée par des utilisateurs (entreprises ou personnes physiques) ou leurs mandataires (centre de gestion agréé, expert-comptables…) de recevoir, conserver et d’assurer la gestion des enregistrements électroniques.

Le tiers archiveur réceptionne les informations sous forme de données numériques ou d’enlèvement physique des archives papier et est chargé de les conserver, de les gérer à la demande et sur ordre des clients, voire même de les présenter aux autorités administratives ou tribunaux ». 17

17 Source : Archivage électronique et Records Management : le marché et les besoins, SERDA, p.41

C’est dans ce cas qu’on aura recours à la norme Z40-350, pour connaître et préparer la prestation du tiers archiveur.

Dans le cas de l’externalisation partielle, l’entreprise aura recours aux

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4.2 Mise en place d’un projet de records management
4.2.1 Méthodologies
Pour la mise en place d’un projet de records management ou d’un système d’archivage, plusieurs outils méthodologiques réalisés par des professionnels de la gestion des archives sont disponibles.
Tout d’abord, on peut se reporter à l’environnement normatif déjà mentionné : ISO 15489, point 8 « Conception et mise en œuvre d’un système d’archivage » et point 9 « Procédures du records management et contrôles », ainsi qu’à Moreq2, et à la NF Z42-013.
Il existe, par ailleurs, d’autres méthodologies proposées par d’autres organismes. C’est le cas de la méthodologie DIRKS, « Designing and Implementing Recordkeeping Systems », mise au point par les Archives nationales d’Australie12 en février 2000. Cette méthodologie se décompose en huit étapes :
1. Enquête préliminaire
2. Analyse des activités
3. Identification des exigences archivistiques
4. Évaluation des systèmes existants
5. Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques
6. Conception d’un système de Records Management
7. Mise en œuvre du système : gestion de projet
8. Contrôle a posteriori
Ces huit points, généraux mais incontournables, constituent une trame à suivre pour la mise en place d’un projet d’archivage.
On pourra également se servir de la méthodologie élaborée par le CR2PA, Club des responsables de politiques et de projets d’archivage 16,

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Quelle politique d’archivage pour Segula Technologies ? – Troisième partie :
4 Une politique d’archivage au service de la qualité
Afin de définir une politique d’archivage susceptible de répondre aux exigences qualité de Segula Technologies, le point de départ se situe dans l’étude du cadre normatif du management de la qualité, de l’archivage et du records management.
4.1 Cadre normatif
Pour les besoins de cette étude, qui consiste à voir l’articulation entre démarche qualité et stratégie d’archivage, le cadre normatif est limité aux normes suivantes :
* ISO 9000:2005 « Systèmes de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire »
* ISO 9001:2008 « Systèmes de management de la qualité – Exigences »
* ISO 15489:2002 « Information et documentation – “Records Management“ » Partie 1 : Principes directeurs et Partie 2 : Guide pratique
* NF Z42-013:2009 « Archivage électronique – Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation des systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes
* Moreq2 : « Model Requirements for the Management of Electronic Records, Exigences types pour la maîtrise de l’archivage électronique », mise à jour et extension 2008
* NF Z40-350:2009 : « Archivage – Prestation d’archivage et gestion externalisée des documents »
4.1.1 Les normes qualité
4.1.1.1 ISO 9000:2005
Pour démontrer les relations qui existent

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3.3.2 Le Système de Management de la Qualité
Le Système de Management de la Qualité (SMQ) à Segula Technologies est formé de deux versants : d’un côté il est représenté par une direction dédiée, chargée de faire appliquer cette démarche à tous les niveaux de l’organisation ; d’autre part, il se compose d’un ensemble de documents qui définissent le périmètre de la politique qualité, la terminologie employée dans l’organisme et la typologie des documents utilisés pour les besoins quotidiens de l’entreprise.
De manière à être accessible à tous les salariés, le SMQ fait l’objet d’un site propre sur l’intranet du groupe.
Il donne accès à des informations sur l’équipe qualité, ainsi qu’à la base de données qui référence tous les documents utiles pour le fonctionnement de l’entreprise.

3.3.2.1 L’organisation humaine

La hiérarchie de la Direction Qualité suit l’organisation générale du groupe (voir Annexe 4 p. 83), qui fonctionne sur un système de Direction, Départements, Branches et Pôles.
La Direction Qualité possède un organigramme propre, qui figure dans la base des documents du SMQ (voir Annexe 5 p. 84).
Au sommet de la Direction Qualité se trouve le Directeur Management Qualité.
Il a une responsabilité au niveau du groupe, il est le représentant du Président du Directoire en ce qui concerne la qualité :
« Désigné par le Président du Directoire, le Directeur Management Qualité conçoit, définit et améliore le projet Qualité Groupe, et rend compte du

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Le système de management de la qualité de Segula Technologies – Deuxième partie :
3 Une société de conseil en ingénierie industrielle
Segula Technologies est l’une des principales sociétés françaises d’ingénierie industrielle (voir Annexe 1 p. 66). Elle représente un exemple particulièrement propice, par le fait que son activité recouvre deux aspects où la qualité tient une place primordiale : l’ingénierie industrielle et le management de projet.
3.1 Les secteurs d’activité
Segula Technologies, fort de 25 ans d’expérience, occupe une place de premier ordre sur le marché de l’ingénierie industrielle, notamment grâce à une offre diversifiée : l’entreprise est présente sur une dizaine de secteurs, de l’automobile (30% de ses activités), au ferroviaire (13%), de l’aéronautique et spatiale (28%) à l’énergie (16%), en passant par la pétrochimie, l’industrie navale, la défense, et l’informatique.
Partenaire de grandes entreprises innovantes, la satisfaction des exigences clients est une valeur clé de la culture de l’entreprise. Afin de maintenir son offre à un niveau compétitif et de parvenir à un niveau d’excellence technique, l’entreprise place en tête de ses priorités l’investissement dans l’innovation technologique. Elle possède son propre pôle de Recherche et Innovation, fonctionnant sur un système de bureaux d’études, composés d’équipes de chercheurs, ingénieurs et techniciens. Les travaux de recherche concernent principalement trois thèmes : les techniques

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Qu’est-ce que le management de la qualité ? – Première partie :
1 Historique du management de la qualité
2 La normalisation
La mise en pratique d’une démarche qualité repose sur un ensemble de normes, issues de la codification progressive des processus. Cette normalisation internationale est connue sous le nom d’ISO 9000 et définit le cadre de la démarche qualité. Pour attester de la mise en place effective d’une politique de management de la qualité, les organisations doivent obtenir la certification qui découle de ces normes, la certification ISO 9001. Cette partie a pour but d’expliquer le fonctionnement et les enjeux de la normalisation qualité.
2.1 Les normes ISO 9000
On désigne par ISO 9000, la famille des normes relatives au management de la qualité. Selon Claude Jambart 23, Jambart, p. 19, la volonté des clients de mesurer les capacités de leurs fournisseurs n’est pas récente. Afin d’évaluer le niveau de qualité de leurs fournisseurs, les clients ont développé chacun leurs propres systèmes de certification. Mais face à cette situation disparate, le besoin est apparu d’harmoniser et de simplifier les modalités de contrôle de la qualité des produits et des services. A partir des années 1950, les grands donneurs d’ordres et les qualiticiens se sont donc réunis au sein de l’International Standard Organization (ISO) pour mettre au point des normes communes de certification de la qualité. On distingue quatre étapes de mise en place de la normalisation ISO 9000 :
– 1947,

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