Typologie des systèmes d’information : Le travail collaboratif

III. Le travail collaboratif : actualités et perspectives ?

Les changements organisationnels humains et techniques induits par la mise en place d’un environnement de travail collaboratif peuvent se relever conséquents. Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ? Les coûts ? Les risques ? À moyen terme ? À long terme ?

A. Les bénéfices pour l’entreprise

Après un temps d’adaptation nécessaire (formation et expérimentation), les bénéfices sont de plusieurs ordres. Premièrement, l’entreprise y gagne d’un point de vue stratégique.

En effet, le travail collaboratif permet de gagner du temps sur la durée globale d’un projet grâce à un accès rapide et efficace aux données stratégiques. Les délais liés aux différentes tâches d’un projet sont donc réduits et les prises de décisions s’avèrent plus rapides et efficaces.

Les conférences électroniques, exemple d’application de travail collaboratif, illustrent parfaitement ces nouveaux avantages, en effet elles permettent de réduire les coûts liés aux déplacements qu’engendre une réunion. Les gains se traduisent donc en terme financiers et de temps.

Deuxièmement, d’un point de vue social, le travail collaboratif accroît la cohésion au sein d’un groupe de travail en facilitant les échanges formels et informels. Ce climat plus favorable permet la réduction d’erreurs critiques grâce aussi à une meilleure coordination du groupe. Les applications groupware donnent l’occasion aux différents acteurs de consacrer moins de temps aux

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C. Enjeu informatique du travail collaboratif

La mise en place technique du travail collaboratif ne modifie pas en elle-même la structure de l’organisation. L’installation d’applications groupware ne peut seule provoquer le changement.

Il est nécessaire que cette mise en place technique soit accompagnée d’un engagement des membres de l’organisation sur des objectifs, sur une démarche et sur une organisation. Par ailleurs, les outils mis en place doivent être adaptés aux besoins, compatibles avec l’existant et les personnels doivent être formés à leur utilisation.

1. Les changements informatiques

La dimension informatique d’un projet de mise en place d’un système de travail collaboratif consiste à faire l’état des lieux des systèmes d’information et de communication existants, et à envisager leur remplacement ou modification. Le système d’information doit apporter des réponses aux besoins des groupes de travail en termes de communication, de coopération et de coordination, mais également en termes de décloisonnement, de mutualisation et de capitalisation.

Un environnement de travail collaboratif suscite trois mutations fondamentales selon

Mélissa SAADOUN :

– Comment passer de l’informatique individuelle à l’informatique de groupe ? Cette interrogation consiste à envisager la communication entre plusieurs ordinateurs, qui est notamment rendue possible grâce aux architectures réseaux et client-serveur.

– Comment passer des systèmes isolés aux systèmes intégrés ? Cette

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Enjeu organisationnel du travail collaboratif

B. Enjeu organisationnel du travail collaboratif

1. Remise en cause de la structure hiérarchique

La structure d’une entreprise

Selon Henry MINTZBERG21, « la structure d’une organisation peut être définie simplement comme la somme des moyens employés pour diviser le travail entre des tâches distinctes pour ensuite assurer la coordination nécessaire entre ces tâches».

La structure indique donc les postes prévus, ainsi que les fonctions attribuées à chaque membre, et les liens hiérarchiques. Cette structure formelle est représentée par un organigramme.

La structure permet d’organiser l’activité et donne naissance à des mécanismes de coordination, c’est-à-dire à une division du travail en tâches et à la coordination de ces tâches.

Dans la culture française du monde du travail, les structures sont traditionnellement pyramidales, fonctionnelles et cloisonnées.

Un modèle traditionnel inadapté

Une structure pyramidale est une structure fortement hiérarchique composée d’un chef, puis de sous-chefs, de sous-sous-chefs et cetera jusqu’à la base des salariés.

Une structure fonctionnelle est une organisation basée sur les fonctions des personnels, cela se traduit généralement par des noms de service, tels le service comptable ou le service marketing.

Une structure cloisonnée est une entreprise où les services sont distincts et ont peu de relations.

Ce modèle d’entreprise pyramidale, fonctionnelle et cloisonnée n’est plus en phase avec l’environnement

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II. Le groupware : un cocktail explosif ?

Le terme « cocktail groupware » est utilisé pour signifier les trois composantes du travail collaboratif que sont le management, l’organisation et l’informatique. Nous indiquons ici que ce cocktail peut se révéler « explosif » car il provoque de nombreux changements. Les enjeux et problématiques des trois dimensions sont explicités dans cette partie.

A. Enjeu managérial du travail collaboratif

Dans Le Groupware, informatique, management et organisation Serge LEVAN et Anne LIEBMANN, expliquent que « plus que toute autre technique informatique, le groupware interpelle directement l’aptitude des individus à modifier leurs valeurs et leurs habitudes de travail ». Le travail collaboratif pose la question de la capacité des individus à collaborer, le groupware interpelle donc le management, c’est-à-dire, la gestion des ressources humaines dans l’organisation.

L’engouement des personnes est le principal facteur de succès d’un projet de travail collaboratif. Il s’agit d’analyser et de faire évoluer les valeurs et les comportements de travail de l’iceberg organisationnel, pour mener le groupe à équipe de travail, gérée par des techniques de management alternatives.

1. L’iceberg organisationnel

Cette métaphore est utilisée pour mettre en évidence les écarts entre la partie visible d’une organisation constituée par les aspects formels, et la partie cachée de cette organisation constituée par les aspects sociaux et comportementaux.

La partie

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C. Typologie des applications groupware

Les applications de travail collaboratif constituent un environnement favorable à la communication, à la coopération et à la coordination. Elles peuvent ainsi accueillir des applications sollicitant ce type d’environnement.

Déterminer une typologie des applications de travail collaboratif permet de mieux positionner le groupware par rapport aux autres technologies de l’information-communication-documentation que sont la Gestion Electronique de Documents, ou le Workflow par exemple. Par ailleurs, l’élaboration d’une typologie permet également d’envisager les fonctionnalités les plus adaptées aux besoins de l’organisation.

1. Matrice « moment/lieu »

La matrice «moment/lieu» de JOHANSEN13, permet d’établir une première typologie des applications de travail collaboratif. Cette matrice est centrée sur la communication et les caractéristiques synchrones ou asynchrones des interactions.

Cette matrice semble toutefois insuffisante car elle ne permet de décrire que quatre situations de communication et d’échange. Elle ne prend pas en compte les autres principes du groupware que sont la coopération et la coordination.

2. Les applications

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B. Règles d’application d’un projet groupware

1. Principes de base : communication, coordination et coopération

Selon le CSCW, une application fait partie des applications groupware lorsqu’elle facilite la communication, la coopération et la coordination au sein d’un groupe de travail. Les trois principes phares du travail collaboratif sont donc la communication, la coopération et la coordination.

La communication s’effectue par une transmission d’informations entre plusieurs personnes.

La coopération consiste en une participation de plusieurs personnes pour la réalisation d’une tâche, d’un objet, ou d’un projet.

La coordination consiste à organiser les tâches et les ressources entre des personnes qui coopèrent.

Ces trois principes seront développés dans la sous-partie II.B.3 Une organisation collaborative.

2. Les règles d’or du projet groupware

Le projet groupware, résultat d’une stratégie

Un projet de travail collaboratif est un projet d’investissement stratégique pour l’entreprise, qui résulte d’une vision à moyen ou long terme.

Les organisations disposent de cinq catégories de moyens : les ressources humaines, l’information, le temps, l’argent et les outils. Ces moyens doivent être organisés pour permettre à l’entreprise de répondre de façon optimale à l’environnement. Le groupware étant lié aux ressources humaines, informationnelles et organisationnelles, il apparaît donc comme un facteur essentiel dans la construction stratégique de

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